Kilka dni temu Microsoft ogłosił, że najnowsza aplikacja dla Office 365 Microsoft Planner, jest publicznie dostępna dla wszystkich klientów którzy posiadają odpowiednią subskrypcję. Tak się dla mnie szczęśliwie złożyło, że miałem możliwość korzystania z niej w wersji preview i muszę powiedzieć, że jak dla mnie rozwiązanie jest super! Microsoft Planner, to stosunkowo proste rozwiązanie, które może znacząco podnieść jakość współpracy i wydajność naszych zespołów. Szczególnie jest to ważne kiedy współpracujemy z innymi działami, które niekoniecznie są biegłe w technologiach i praca z systemami jak Jira czy Mantis jest dla nich wyzwaniem. Oczywiście są na rynku inne rozwiązania, które są podobne, jak  Trello czy Slack, jednak zaletą Microsoft Planner jest to, że nie ma konieczności instalowania czegokolwiek i używanie kolejnej aplikacji, kolejnego konta.

Mamy wszystko w pakiecie Office 365, po prostu pojawia nam się nowy kafelek, a wszyscy nasi użytkownicy mają do niego dostęp, nie trzeba tworzyć nowych loginów, dawać haseł, etc. Mamy wszystko w jednym. No dobrze, pozwólcie, że przedstawię jak to działa – choć trzeba przyznać, że narzędzie jest bardzo proste i intuicyjne, dzięki czemu nie wymaga jakiegoś rozbudowanego szkolenia.

Krótka prezentacja jak korzystać z Microsoft Planner

Jeżeli Twoja subskrypcja ma tę aplikację to po prostu pojawił Ci się nowy kafelek w Office 365 app launcher.

Klikamy na Planner i po chwili powinniśmy otrzymać ekran startowy jak poniżej.

Microsoft Planner jak sama nazwa mówi działa na bazie planów, które są w rzeczywistości po prostu projektami. Ja będę zamiennie używał tych słów. Szczerze mówiąc nie wiem dlaczego Microsoft nie użył tego słowa… Czy chcieli się wyróżnić, a może oddzielić od metodyki GTD (Get Things Done)? Choć skojarzenie, przynajmniej mi nasuwa się samo… No dobrze stwórzmy sobie nasz pierwszy plan. Jest to bardzo proste, po prostu klikamy „Nowy plan”, a po chwili dostaniemy ekran jak poniżej. Podajemy nazwę planu (projektu), system generuje na jego bazie adres email, który będzie używany do zarządzania. Możemy jeszcze zdecydować czy nasz plan będzie publiczny czy też prywatny i gotowe.

Po chwili nasz plan pojawi się w centrum programu. Gdy tworzymy nowy projekt Office 365 tworzy dla nas kilka innych elementów, które znacząco rozszerzają możliwości aplikacji:

  • Notes – dedykowany OneNote dla naszego planu
  • Kalendarz – jaka sama nazwa mówi dedykowany kalendarz dla projektu
  • E-mail oraz grupa planu
  • tablica konwersacji – to tu możemy komentować i śledzić wszystkie uwagi dotyczące naszego projektu
  • OneDrive – miejsce na pliki naszego planu

Co warto podkreślić, to że tworząc plan tworzymy sobie adres email dla niego, dział IT nic nie musi robić. Wszystko robi za nas Microsoft Planner. Chcąc kogoś dodać do naszego projektu dodajemy go do grupy Office 365 i gotowe, albo na odwrót – jak kto woli. Tak wygląda tablica naszego planu:

Kokpit aplikacji można podzielić na kilka obszarów. Domyślnie korzystamy z tablicy, która składa się z zasobników, a one z kolei są kontenerami na zadania. Zadania to podstawowy element, na którym przez cały czas pracujemy. Na ich bazie możemy śledzić postęp naszych prac.

Jak dodać zadania do Microsoft Planner?

No dobrze mamy nasz plan, więc stwórzmy sobie zadanie. Naciskamy ikonę + i podajemy nazwę zadanie. Od razy możemy przypisać w tym momencie zadanie do konkretnej osoby oraz ustawić datę do kiedy jest termin na wykonanie celu. Oczywiści te informacje możemy również podać później. Po utworzeniu zadania, jeżeli klikniemy sobie na jego temat zostaniemy przeniesieni do jego szczegółów. Jak widzicie nie jest to coś bardzo skomplikowanego, ale ma moim zdaniem chyba wszystko czego nam potrzeba do pracy. Możemy:

  • ustawić status zadania
  • określić datę początkową i końcową
  • dodawać załączniki – są one zapisywane w OneDrive
  • tworzyć listy kontrolne – opcja „Ustaw jako podgląd” wyświetli nam szczegóły bezpośrednio na tablicy, bez konieczności wchodzenia w szczegóły zadania
  • możemy też wstawiać komentarze bezpośrednio w zadaniu – pojawią się na liście konwersacji planu
  • możemy również dodawać etykiety

No dobrze zobaczmy teraz jak możemy śledzić postęp prac.

Będąc w wybranym planie wystarczy kliknąć na wykresy, a dostaniemy bardzo fajny widok, który bardzo intuicyjnie pokazuje nam stan projektów/zadań. Jest to o tyle przydatne, że kolory mają standardowe ustawienia i od razu widzimy, jak nam idzie i czy coś wymaga naszej szczególnej uwagi, choćby ze względu na przekroczony termin. Jeszcze jedna rzecz na którą, warto zwrócić uwagę. Otóż domyślnie Centrum program Microsoft Planner, pokazuje nam same nazwy planów, bez żadnych dodatkowych informacji. Jeżeli jednak dodamy jakiś projekt do ulubionych oprócz jego nazwy zobaczymy dane z wykresów.

Jest to o tyle fajne, że jeżeli pracujemy z wieloma projektami, to ta opcja pozwala nam na szybkie zorientowania się, czy jest jakiś plan, który wymaga naszej szczególnej uwagi. I to tyle.

Microsoft Planner – kilka słów na koniec

Program jest bardzo prosty, co jak dla mnie jest jego zaletą. Jednocześnie pozwala nam nam bardzo dobrą organizację naszych zespołów. Pewne ograniczenia, które mogą nam przeszkadzać mogą zostać poprawione poprzez napisanie własnego kodu. Zachęcam do testów.