Dziś chciałbym Wam napisać jak może wyglądać migracja plików do SharePoint online. Wiele z tego co tu napiszę, będzie bazowało zarówno na moich swoich osobistych doświadczeniach jak i również na tym co zaprezentował Microsoft na ostatniej konferencji Ignite. Powiedzmy sobie szczerze do niedawna było tak, że Microsoft nie mówił jakoś bardzo głośno o tym jak może wyglądać migracja plików do SharePoint online. Odnoszę wrażenie, że to się zmienia i to bardzo mocno w ostatnim czasie. W zasadzie cały ten obszar był oddawany w ręce partnerów, a jeżeli ktoś chciał robić to samemu to czekało całkiem sporo wyzwań w tym obszarze. Również finansowych, bo narzędzia firm trzecich swoje kosztują.

Z mojego punktu widzenia na ostatniej konferencji było widać zmianę. Było kilka sesji, które bardzo dogłębnie omawiało problem. Co więcej sama firma postanowiła dostarczyć nam narzędzia, które proces migracji uczynią tak prostym jak to możliwe.

Zanim przejdę do konkretów chciałbym Wam zwrócić uwagę na kilka kwestii.

Migracja plików do SharePoint online to okazja do zrobienia porządków

Jest taka stara maksyma informatyczna: Garbage in, garbage out. Chodzi o to, że jeżeli macie bajzel na dysku sieciowym to nie spodziewajcie się, że migracja plików do SharePoint online rozwiąże wszystkie Wasze problemy jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki… Może być gorzej.

Wykorzystajcie fakt migracji do inwentaryzacji zasobów:

  • co macie na dysku sieciowym
  • co zostawiacie
  • co przenosicie

Warto w tym momencie poprosić użytkowników aby sprawdzili czy aby wszystko jest jeszcze potrzebne. Bardzo często można znaleźć dziesięć wersji tego samego pliku. Wiadomo, powiedzą, że wszystko jest super ważne, ale plik który nie był otwierany od 2 czy 3 lat może nie być super istotny. No chyba że to jakieś dane finansowe, albo umowa.

Co mamy?

Krytycznym elementem jest też wiedza co mamy.

  • Gdzie są nasze dane? Chodzi tu np. o fakt, że jeden z super ważnych zasobów jest na jakiś zabytkowym sprzęcie, z bardzo wolnym łączem. Musicie to wiedzieć, bo nagle się okaże, że na ten jeden element będziecie potrzebować znacznie więcej czasu.
  • Ile mamy danych? Uwierzcie mi skopiowanie danych zajmuje trochę czasu, a użytkownicy chcą pracować…
  • Jakie to są dane? Czym innym jest plik Word, a czym innym plik AutoCad. Tak, tak… Znam firmę, która trzyma takie pliki w SharePoint online
  • Czy są to aktualne dane? To coś co sam przerabiałem niedawno. Pani się zapomniało, że miała w swoim komputerze super hiper ważny plik, który powinien zostać również zaktualizowany na dysku sieciowym bo pół firmy z niego korzysta…

SharePoint migration tool

Załóżmy, że to wszystko już wiemy. Mamy nasz plan migracji. Jak się do tego zabrać? Do niedawna nie było to takie proste. Wymagało to albo płatnych rozwiązań, albo jakiś bardzo ręcznych działań. Chcę Wam zaprezentować narzędzie, która w moim przypadku rozwiązało praktycznie wszystkie moje problemy, a migracja plików do SharePoint online stała się bardzo prosta. SharePoint migration tool to darmowe narzędzie od Microsoft, które jest dostępne pod tym adresem. Dla mnie ma dwie najważniejsze cechy:

  • przenosi meta dane, w tym datę ostatniej zmiany i tego kto jej dokonał. W moim przypadku utrata daty ostatniej modyfikacji była bardzo dużym problemem. Jeżeli kopiujecie ręcznie to data operacji zmienia tę datę
  • a druga super ważna operacja to możliwość przyrostowej migracji. Chodzi o to, że jeżeli z jakiś powodów ktoś dokonał zmian w źródłowej lokalizacji to program to wykryje i przeniesie nowe pliki, albo ich nowsze wersje

No dobrze to jak to działa w praktyce.

Tak wygląda ekran startowy aplikacji. Na początek musicie się zalogować do swojego tenanta.

Migracja plików do SharePoint online z Migration tool
Migracja plików do SharePoint online z Migration tool

Następnie w kolejnym kroku wybieracie skąd chcecie kopiować swoje dane. Warto dodać, że Microsoft rozwija to narzędzie i wkrótce będą dostępne nowe opcje w tym miejscu. W moim przypadku wybieram „File Share”

File Share

W następnym kroku podajemy ścieżkę skąd będziemy migrować dane

Network drive

Kolejny krok to już zamapowanie co i gdzie będzie skopiowane. Warto zauważyć, że pojawi nam się potem również opcja zapisania tego zadania. Dzięki temu, możemy je potem uruchomić jeszcze raz. Wtedy nasz proces przeskanuje źródło danych w poszukiwaniu zmian i jeżeli coś nowego się pojawi dane zostaną przeniesione.

Source and destination
Source and destination

Po zamapowaniu pozostaje nam tylko wybrać przycisk Migrate.

Pojawi się okno, w którym będziemy mogli śledzić postęp kopiowania danych.

Migration Status

I to tyle. Narzędzie jest bardzo proste i mimo tego, że jest w wersji beta (GA będzie w Q1 2018) to osobiście nie miałem z nim żadnych problemów i jak dla mnie sprawdziło się idealnie.