Odkąd pamiętam to określenie Nowoczesny Dział IT było odmieniane przez wszystkie możliwe przypadki. Zawszy wszystko musiało być super i na wypasie – większość osób z tej branży lubi po prostu gadżety :). Ale ja dziś nie będę pisał o tym, a wręcz przeciwnie. Chcę pokazać jak może, a być może jak powinien funkcjonować dział IT w XXI wieku. I nie mam tu na myśli działu z dziesiątkami ludzi, z których każdy odpowiada tylko za własny obszar. Spotkań o niczym… Nie. Chodzi mi o dział, który jest bardzo efektywny kosztowo, a jednocześnie dostarczający wszystkie niezbędne usługi.
Mam na myśli małą firmę, w której tak naprawdę jedna osoba, góra dwie zarządza całym obszarem IT. Ktoś powie, że się nie da albo że jest to praca ponad siły. No cóż nie zgadzam się 🙂 i w tym poście, jak również w kolejnych będę sukcesywnie pokazywał jak to zrobić. Jak mieć nowoczesny dział IT, którym może zarządzać jedna osoba.
Mam też nadzieję, że będę wkrótce mógł dodać krótkie filmy instruktażowe dla każdego z zagadnień. Ten post i wszystkie kolejny wpisy bazują na moich doświadczeniach z ostatnich 2 lat.
Po pierwsze użytkownik głupku
W czasach gdy zarządzałem działami IT zawsze mówiłem, że idealny to taki, którego po prostu nie widać, że jest. Jest przeźroczysty dla organizacji.
Bardzo dawno temu, gdy zaczynałem pierwszą pracę w korporacji Saint-Gobain musiałem pracować z ludźmi, którzy byli użytkownikami wszystkich genialnych pomysłów z centrali. Oczywiście nie demonizowałbym korporacji jako takich, osobiście uważam że 2-3 lata tam spędzone na początku kariery zawodowej każdemu dobrze zrobią.
To chyba wtedy zrozumiałem, że pewne rzeczy fajnie wyglądają na testach, ale z punktu widzenia zwykłego użytkownika to droga przez mękę. Bardzo często ludzie z IT mają tendencję do traktowania protekcjonalnie użytkownika końcowego, uważając go za średnio ogarniętego, który nie umie zrobić prostych rzeczy na komputerze. No cóż, często nie jest to jednak wina użytkownika, tylko IT które uważa że wie lepiej. I rzeczy, które fajnie się klika ze dwa razy na testach przestają być fajne gdy robi je się kilkaset razy na magazynie…
Nowoczesny dział IT to nie taki, który buduje rozwiązanie które super są tylko dla samego IT. Wręcz przeciwnie. To rozwiązania, które są doceniane przez wszystkich.
Nowoczesny dział IT leży w chmurze
Bardzo dawno temu nie byłem fanem chmury. Uważałem, że nie ma to jak własny serwer w serwerowni, a z racji tego że zajmowałem się SharePoint to były to spore pieniądze. Taka większa farma to było kilkaset tysięcy zł, nie licząc kosztów utrzymania. Lata mijały, a ja z racji wieku zastanawiałem się co dalej. W końcu zainspirowany m.in. przez Andrew Connell’a postanowiłem odejść od „SharePoint on premises” na rzecz chmury Microsoft. Swoją drogą polecam ten post „Jesteś kowalem własnego losu” bo jest nadal na czasie, szczególnie w czasie zmian, które nas dzięki pandemii niewątpliwie czekają.
Czasy się zmieniają, co jest szczególnie widoczne w informatyce i jeżeli ktoś nie chce się obudzić z ręką w nocniku musi cały czas trzymać rękę na pulsie. Ja kilka lat temu postawiłem na chmurę i dziś widzę, że to była bardzo dobra decyzja. Szczególnie teraz, w dobie nadchodzącego kryzysu mam takie wewnętrzne przekonanie, że umiejętności i wiedza, które posiadam raczej pozwolą mi się utrzymać na powierzchni gdyby coś poszło nie tak.
Ale przecież to kosztuje?
Nowoczesny dział IT to niekoniecznie duże pieniądze. Prosty przykład. Dla większości małych nie potrzeba kupować od razu Office 365 E5. Firma w której pracuję korzysta z Office 365 Business Premium (Microsoft 365 Business Standard według nowego nazewnictwa) i jest to absolutnie wystarczające. Oczywiście są pewne minimalne wymagania, które muszą być spełnione ale na pewno jest to tańsze niż wyłożenie kilkuset tysięcy na serwery. Oczywiście jestem wstanie sobie wyobrazić scenariusze gdzie chmura może być problem, np, być może dla niektórych firm z R&D. Jednak w mojej opinii dla 99% firm pod każdym względem jest to lepsze rozwiązanie, przy wszystkich jego wadach.
Nowoczesny dział IT to dla mnie Office 365
Ktoś zapyta dlaczego? Z bardzo prostego powodu, jeżeli macie albo tworzycie małą firmę musicie bardzo rozsądnie gospodarować zasobami. W przypadku Office 365 za stosunkowo małą kwotę dostajecie wszystko co Wam na początku jest potrzeba. Nie chcę wchodzić w szczegóły, wystarczy wejść na stronę Microsoft. I komuś może to się podobać, innym może mniej, ale usługi katalogowe, skrzynka, pocztowa, Outlook, Excel, itd to jest firmowy standard. W ramach miesięcznego abonamentu macie praktycznie wszystko co Wam potrzeba. I nie musicie mieć armii ludzi do tego. Wiem co mówię bo sam jeden to na co dzień to ogarniam. W firmie, która ma biura na trzech kontynentach. O tym jak to może wyglądać w szczegółach napiszę innym razem. No dobra, jesteś taki kozak? A kto Ci instaluje te wszystkie komputery w Chinach czy gdzieś tam? Samo się robi?
Intune czyli marzenie każdego admina
Office 365 jest świetny, ale sam w sobie nie rozwiązał by problemu instalacji i konfiguracji sprzętu w odległych lokalizacjach. Dlatego drugim elementem, jest Enterprise Mobility + Security (EMS). Tu również oczywiście są różne licencje, ale na początek wersja podstawowa w zupełności wystarczy. W skład EMS wchodzi Intune, który robi dla mnie całą magię. Bo gdy pojawia się nowy pracownik w biurze na drugim końcu świata miła pani w biurze daje mu nowy komputer, każe mu go włączyć i zalogować się z kontem służbowym. I to wszystko! Wszystkie ustawienia, polityki, aplikacje zostaną zainstalowane i skonfigurowane. Po pewnym czasie komputer pojawia się w konsoli Intune i mam nad nim pełną kontrolę. EMS ma również kilka innych użytecznych funkcjonalności, ale na ten temat również postaram się wkrótce napisać.
Wsparcie użytkownika, a nowoczesny dział IT
Nie chodzi tylko o narzędzia. Potrzebne jest również wsparcie w codziennej pracy, gdy system odmawia posłuszeństwa. Generalnie sprowadza się to zdalnego połączenia z komputerem użytkownika poprzez udostępniony ekran i próbę rozwiązania problemu.
I niestety tutaj to co dostajemy z Microsoft się nie sprawdza. Tak wiem, że można udostępnić pulpit w Teams. Niestety dla mnie to nie działa. Najlepszym przykładem będą Chiny. Otóż jeżeli ktoś w Chinach Wam udostępnia pulpit to niestety jest potrzebna do tego całkiem dobra przepustowość łącza, która będzie jednocześnie stabilna. Co w przypadku Chin wcale nie jest oczywiste. Co więcej gdy potrzeba podniesienia poziomu uprawnień również jest to problematyczne. I tu z pomocą przychodzi TeamViewer. Żebyśmy mieli jasność. Nic z tego nie mam, że polecam tę aplikację. Po prostu uważam, że daje radę. Bardzo dobrze działa przy kiepskich połączeniach, w wersji Enterprise doskonale się instaluje z Intune, jak również poproszenie o wsparcie jest banalne. Tak wiem, że są lepsze być może rozwiązania ale jak wspomniałem wcześniej cena też jest dla mnie ważna.
A co z social media?
Jednym z bonusów, które dostajemy w paczce od Microsoft jest Yammer. Oprócz tych wszystkich super technicznych kwesti mamy jeszcze czysto ludzkie. To super, że wszystko działa i jest ekstra, ale fajnie jest wiedzieć co się dzieje w firmie. Inaczej mówiąc to taki wewnątrz firmowy Facebook. Co robią nasi koledzy z pracy w czasie wolnym i jakie mają pasje, kto zdobył jakiś szczyt na urlopie, itd.
Yammer to przez długi czas takie brzydkie kaczątko, którego nikt nie chce. Prawda jest taka, że jeżeli znajdzie się w firmie, ktoś kto będzie Wam to ogarniał to na prawdę można mieć rewelacyjne narzędzie to interegracji ludzi wewnątrz firmy.
Co dalej?
I to tyle. W najbliższym czasie postaram się regularnie dodawać wpisy, które pozwolą na implementację tych wszystkich rozwiązań o których pisałem wcześniej. Jeżeli macie jakieś inne pomysły zapraszam do komentowania. Jeżeli potrzebujecie pomocy to również zapraszam.
