W zasadzie większość z nas pracujących z SharePoint wie dobrze czym jest SharePoint content type (typ zawartości SharePoint), który służy do grupowania informacji na temat jakiegoś elementu. Mogą być to elementy różnego rodzaju: dokumenty, pliku Excel, wskaźniki, etc.  SharePoint Content type dodaje nam metadata (cholera jakieś sensowne polskie tłumaczenie?) do elementu, które można potem wykorzystać. Dlaczego o tym piszę, skoro wydaje się to takie oczywiste? Bo po raz kolejny trafiło mi się sprzątanie po super profesjonalnym, a co najważniejsze tanim zespole z Indii, który stworzył duże rozwiązanie w SharePoint online nie używając do tego celu ani kolumn na poziomie kolekcji witryn ani typów zawartości, po prostu bajka. Cholera to może tak w ramach przypomnienia napiszę jeszcze raz na czym polega potęga SharPoint content type (typu zawartości)  i jak się do tego zabrać?

SharePoint content type

1. Kolumny na poziomie biblioteki/ listy. Dodanie nowej kolumny do biblioteki jest banalne. Wystarczy kliknąć przycisk „Stwórz kolumnę”, podać nazwę i gotowe. Mamy naszą kolumnę.

Takie podejście jest bardzo proste i nie wymaga jakiejś magicznej wiedzy, zwykły użytkownik może sam to wyklikać, ale cóż na tym zalety się kończą. Bo co na przykład w sytuacji gdy mamy więcej bibliotek, który przechowują ten sam typ dokumentu, a my chcemy dokonać jakiejś zmiany? Trzeba się przez wszystko przeklikać… Zarządzanie w ten sposób to najlepsza droga do chaosu w naszej farmie.

2. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest stworzenie kolumny na poziomie kolekcji witryn. Wystarczy przejść  do „Site settings” i tam stworzyć naszą kolumnę.

Niby różnica niewielka – i tu i tu jest stworzyliśmy kolumnę, ale diabeł tkwi w szczegółach. Przede wszystkim taka kolumna „spływa w dół”. Mam na myśli to, że jest dostępna we wszystkich  podwitrynach. W tym przypadku jeżeli dokonamy zmiany w takiej kolumnie to będzie ona widoczna wszędzie tam gdzie ona był użyta! Dodatkwo jeżeli nasza kolumna jest typu „Lookup Site Column” to nasz  „lookup” jest dostępny wszędzie. Warto o tym pamiętać, szczególnie jeżeli korzystamy z wersji darmowej sharepoint i nie mamy dostępu do Content Query Web Part…

3. No dobra a teraz pora dodać elementy z powyższego punktu i stworzyć nasz własny typ zawartości. Nie jest to skomplikowane. Przechodzimy w site settings do site content types, a tam po prostu tworzymy sobie własny typ zawartości. Tu warto pamiętać, żeby tworzyć je we własnej grupie, ułatwi nam to potem zarządzanie. Podkreślmy, że typ zawartości jest dostępny w całej kolekcji witryn i dzięki temu chcąc dokonać zmiany robimy ją tylko w jednym miejscu, a SharePoint rozpropaguje ją w całej kolekcji witryn.

Jak widać nie jest to jakaś kosmiczna zmiana, ale takie podejście pozwala nam na wykorzystanie w pełny sposób możliwości, które są dostępne w SharePoint. Potęga content type tkwi właśnie w możliwości centralnego zarządzania. Dzięki niej możemy uniknąć bałaganu w naszej farmie, a osoba która na przykład przejmie po nas zarządzanie łatwiej i szybciej będzie się mogła wdrożyć. Polecam takie podejście, na prawdę warto.