Zarządzanie dokumentami w SharePoint to temat rzeka i w zasadzie jedna z najważniejszych rzeczy, jeżeli nie najważniejsza w przypadku tej platformy. W poprzednim wpisie mogliście poczytać o Architekturze informacji w SharePoint. Dziś będzie dalszy ciąg, tym razem od strony bardziej praktycznej.
Oczywiście na stronach Microsoft znajdziemy wiele dokumentów, choćby na Technet czy wsparcia dla Office. Nie zmienia to faktu, że decyzja w tym zakresie jest kluczowa. Zarówno z punktu widzenia projektu jak również użytkownika końcowego, który będzie musiał pracować z danymi.
Jednym z najczęściej spotykanych podejść jest zbudowanie zawartości w ten sposób, że jest ona w zasadzie odwzorowaniem jeden do jeden serwera plików. Czyli tworzymy mnóstwo zagnieżdżonych folderów, które będą szalenie ciężkie do ogarnięcia i zarządzania…

[adblockingdetector id=”577b6d6010f9e”]
Super fajne, z punktu widzenia kogoś kto dostarcza zawartość i ją tylko wrzuca, ale ci którzy będą musieli coś znaleźć i pracować na tym to mają już zdecydowanie gorzej. Jakie są wady takiego podejścia?
- W zasadzie nie mamy żadnych metadanych
- Brak nawigacji w oparciu o metadane
- Brak sensownego wyszukiwania
- Dużo klikania żeby dostać się do interesującej nas zawartości
Z drugiej strony warto oczywiście dodać po stronie zalet możliwości związane z uprawnieniami, które dają nam foldery. Również zsynchronizowana biblioteka z folderami znaczenie lepiej się będzie prezentować w naszym lokalnym OneDrive, niż ta która ma tylko metadane. W tym przypadku ich po prostu nie widać.
Zarządzanie dokumentami – metadane zamiast folderów
To dobra opcja z punktu widzenia użytkownika końcowego, który dzięki temu podejściu może mieć wygodną nawigację, sortowanie, filtrowanie, możliwość przeszukiwania kontentu. Niestety z punktu widzenia osoby, która dostarcza tę zawartość nie wygląda to już tak fajnie. A to nie można zrobić przeciągnij i upuść, a to trzeba podawać metadane, co znacząco wydłuża proces przesyłania danych. Czasami użytkownicy podają cokolwiek, co powoduje, że mamy bajzel zamiast porządku…
Dwie powyższe opcje prowadzą nas do smutnego wniosku, że potrzeby osób, które dostarczają zawartość będą różne od tych, którzy mają z niego korzystać. Pojawia się pytanie, jak pogodzić racje tych dwóch stron?
W grupie raźniej
Okazuje się, że rozwiązaniem tych sprzecznych ze sobą potrzeb jest wykorzystanie obydwu podejść. Sam bardzo często je stosuję i większości przypadku sprawdza się to bardzo dobrze. Co więc można zrobić? Na początek stwórzmy sobie kolumny, które będą zawierać krytyczne z naszego punktu widzenia metadane. Jak możecie zobaczyć poniżej, to mamy tylko dwie kolumny: dostawca oraz typ dokumentu. Przy czym kolumna dostawca jest typu „Managed metadata”. Potem musimy zaprojektować sobie strukturę naszych folderów. Warto dobrze to przemyśleć, bo od tego zależy bardzo dużo.

Jak widzicie u mnie jest to bardzo proste. W każdym z tych folderów stworzyłem sobie kilka podfolderów. A żeby zachować czytelność, nie tworzyłem zbyt zagłębionej struktury. Teraz pora na wykorzystanie bardzo użytecznej opcji, którą nam udostępnia SharePoint – Change default column values, a która niestety nie jest zbyt popularna wśród użytkowników.

Otóż korzystając z tej funkcjonalności możemy automatycznie tagować dokumenty, które będą umieszczane w wybranych przez użytkowników folderach. Dzięki takiemu podejściu jesteśmy w stanie osiągnąć kilka celów, które wcześniej tak na prawdę wykluczały się na wzajem. Po pierwsze nasze dokumenty zostaną automatycznie otagowane metadata z chwilą wrzucenia ich do wybranego folderu. Działa nam przeciągnij i upuść. Możemy zbudować nawigację opartą o metadane. A w końcu jeżeli użytkownik wykona synchronizację biblioteki do swojego komputera będzie miał możliwość nawigacji w oparciu o foldery. Warto sobie stworzyć dwa widoki. Jeden która będzie nam wyświetlał dokumenty bez folderów, ale z opcją pracy na metadanych oraz drugi, który będzie pokazywał nam wszystkie foldery, tak aby łatwo można było przejść do miejsca w strukturze, które jest dla nas interesujące.
Mam nadzieję, że w tym wpisie pokazałem Wam jak można wykorzystać różne podejścia w celu uzyskania przejrzystej struktury w naszych bibliotekach. Poza rozsądnym zaplanowaniem nie wymagają one bardzo dużo pracy. Wystarczy raz skonfigurować aby mieć przejrzystą strukturę i porządek w naszych dokumentach.